Seleksi dan Manajemen Proyek

Seleksi dan Manajemen Proyek

Seleksi Proyek
Seleksi proyek adalah proses pemilihan atau evaluasi proyek yang akan dilakukan oleh sebuah organisasi atau perusahaan. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa proyek yang dipilih adalah yang paling memenuhi kebutuhan dan tujuan organisasi serta memungkinkan tercapainya hasil yang diinginkan dengan efektif dan efisien.

Manajemen Proyek
Manajemen proyek adalah proses pengelolaan suatu proyek dari awal hingga akhir dengan tujuan mencapai hasil yang diinginkan dalam batas waktu, anggaran, dan sumber daya yang tersedia. Tujuan utama dari manajemen proyek adalah menghasilkan hasil proyek yang berkualitas, mengelola risiko, memastikan proyek selesai tepat waktu, serta mengelola sumber daya secara efisien.

Tujuan Manajemen Proyek

1. Mengidentifikasi tujuan proyek dan batasan yang terkait dengan proyek: Langkah pertama dalam manajemen proyek adalah mengidentifikasi tujuan dan batasan proyek. Hal ini dapat membantu menetapkan arah dan strategi yang tepat untuk mencapai hasil yang diinginkan.
2. Mengelola sumber daya: Manajemen proyek juga bertujuan untuk mengelola sumber daya yang tersedia, seperti anggaran, waktu, tenaga kerja, bahan, dan peralatan. Pengelolaan sumber daya yang efektif dapat membantu memaksimalkan hasil proyek.
3. Menentukan tugas dan tanggung jawab: Manajemen proyek juga bertujuan untuk menentukan tugas dan tanggung jawab masing-masing anggota tim proyek. Hal ini membantu memastikan bahwa setiap orang bertanggung jawab atas tugas tertentu dan bekerja sesuai dengan jadwal dan batas waktu yang ditentukan.
4. Mengelola risiko: Tujuan manajemen proyek juga adalah untuk mengelola risiko yang terkait dengan proyek. Hal ini termasuk mengidentifikasi risiko potensial, mengevaluasi kemungkinan dan dampaknya, serta mengambil tindakan untuk meminimalkan risiko tersebut.
5. Menghasilkan hasil proyek yang berkualitas: Tujuan utama manajemen proyek adalah untuk menghasilkan hasil proyek yang berkualitas sesuai dengan kebutuhan dan keinginan klien atau pihak yang berkepentingan.

Tahapan Manajemen Proyek

1. Perencanaan proyek: tahap ini meliputi penentuan tujuan dan lingkup proyek, penjadwalan, dan alokasi sumber daya.
2. Pelaksanaan proyek: tahap ini meliputi pengorganisasian dan pengelolaan tim proyek, pengawasan dan kontrol, serta pelaksanaan tugas-tugas proyek.
3. Monitoring dan pengendalian proyek: tahap ini meliputi pemantauan kemajuan proyek, evaluasi terhadap hasil yang telah dicapai, serta pengambilan tindakan perbaikan jika diperlukan.
4. Penyelesaian proyek: tahap ini meliputi penyelesaian tugas-tugas terakhir, penyelesaian dokumentasi, serta pengiriman hasil proyek kepada pihak yang berkepentingan.

STUDI KASUS

Di sini saya memilih untuk menyimulasikan manajemen proyek dalam bisnis online. Pada kasus saya, saya ingin membangun sebuah bisnis pakaian yang akan dijual melalui layanan daring.

Perencanaan Kerja

Berikut adalah tabel perencanaan kerja dari penjualan online yang terdiri dari 9 tim utama, yaitu CEO, tim produksi, tim desain, tim marketing, tim IT, tim logistik, tim fotografi, tim branding, dan tim administrasi.

Perencanaan Tim
Berikut adalah rencana struktur tim yang akan digunakan dalam bisnis ini. Dalam menjalankan bisnis ini, dipimpin oleh seorang CEO yang membawahi 4 divisi utama.

Strategi Bisnis

Berikut adalah strategi utama bisnis dalam menjual brand pakaian dalam online site / E-Commerce. Tentunya masih banyak lagi strategi yang akan digunakan tetapi strategi yang akan muncul tidak jauh dari strategi utama di bawah ini.

No	Strategi Bisnis
1	Meningkatkan kualitas produk dengan menjalin kerja sama dengan produsen terpercaya, atau dengan membuat produk sendiri
2	Menawarkan harga yang kompetitif untuk menarik perhatian pelanggan
3	Mengembangkan strategi pemasaran online, seperti SEO, iklan berbayar, atau pemasaran konten, untuk meningkatkan visibilitas web bisnis
4	Menawarkan promo dan diskon khusus, baik kepada pelanggan baru maupun pelanggan lama, untuk mendorong pembelian
5	Menyediakan layanan pelanggan yang responsif dan terpercaya, seperti live chat atau nomor telepon khusus untuk keluhan pelanggan
6	Mengembangkan program afiliasi untuk mengajak pelanggan menjadi mitra dalam mempromosikan produk
7	Mengembangkan jaringan kerja sama dengan influencer atau blogger fashion untuk meningkatkan exposure web bisnis
8	Meningkatkan keamanan web bisnis, seperti menggunakan SSL dan enkripsi untuk melindungi informasi pelanggan
9	Melakukan riset pasar untuk mengetahui tren dan kebutuhan pelanggan, dan menyesuaikan strategi bisnis sesuai dengan hasil riset
10	Memanfaatkan data analytics untuk memantau kinerja bisnis dan menyesuaikan strategi bisnis secara real-time.

Penugasan Tim

Berikut adalah daftar tugas utama dari berbagai tim yang ada

No	Posisi	Tugas	Penanggung Jawab
1	CEO	Menentukan strategi bisnis dan tujuan jangka panjang, mengelola anggaran, dan menjalin hubungan dengan investor.	Siti Aisyah
2	Tim Produksi	Memproduksi dan menyediakan produk baju yang berkualitas dan memenuhi permintaan pelanggan.	Ahmad Fauzi
3	Tim Desain	Merancang desain baju yang menarik dan sesuai dengan tren terkini.	Maya Putri
4	Tim Marketing	Mempromosikan produk secara online dan offline, melakukan riset pasar, dan mengembangkan program loyalitas pelanggan.	Budi Setiawan
5	Tim IT	Mengembangkan dan mengelola website dan sistem informasi, termasuk manajemen data dan pengelolaan inventaris.	Andi Wijaya

Kontrak Kerja

Berikut adalah kontrak kerja utama yang harus ditaati oleh seluruh divisi yang ada

No	Klausa Kontrak Kerja
1	Tujuan kerja yang diharapkan: Menjalankan bisnis penjualan baju online dengan tujuan untuk memperoleh keuntungan yang berkelanjutan.
2	Jabatan dan tanggung jawab: Menjabat pada posisi yang ditetapkan dan bertanggung jawab atas tugas dan fungsi yang diemban pada posisi tersebut.
3	Jam kerja: Menjalankan tugas dan fungsi pekerjaan sesuai dengan jam kerja yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
4	Ketaatan terhadap peraturan: Melaksanakan tugas dan fungsi pekerjaan sesuai dengan ketentuan peraturan perusahaan, hukum dan peraturan yang berlaku.
5	Kerahasiaan informasi: Menjaga kerahasiaan informasi dan tidak membocorkan informasi yang berkaitan dengan bisnis perusahaan.
6	Kinerja dan kualitas: Menjaga kinerja dan kualitas kerja pada level yang diharapkan oleh perusahaan dan memberikan pelayanan yang memuaskan bagi pelanggan.
7	Keterampilan dan pengembangan: Meningkatkan keterampilan dan kemampuan sesuai dengan kebutuhan tugas dan fungsi pekerjaan, serta memperbaharui pengetahuan sesuai perkembangan teknologi dan bisnis.
8	Kerjasama dan kepemimpinan: Membangun kerjasama yang baik dengan rekan kerja dan atasan, serta menunjukkan kepemimpinan yang baik pada bawahan atau anggota tim yang dipimpin.
9	Keselamatan dan kesehatan kerja: Menjaga keselamatan dan kesehatan kerja sendiri dan rekan kerja, serta mengikuti aturan dan prosedur keselamatan dan kesehatan kerja yang ditetapkan oleh perusahaan.
10	Penyelesaian perselisihan: Menyelesaikan perselisihan atau perbedaan pendapat dengan rekan kerja atau atasan melalui jalur komunikasi dan prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan.

Standarisasi Kerja

Standarisasi perlu dilakukan untuk menjaga kualitas dari etos kerja dan produk dari hasil produksi itu sendiri. Oleh karena itu, berikut adalah standar kerja yang akan menjadi patokan dalam menjalankan bisnis ini

No	Role	Standar Kerja
1	CEO	Menentukan strategi bisnis dan tujuan jangka panjang, mengelola anggaran dan keuangan perusahaan, serta menjalin hubungan dengan investor.
2	Tim Produksi	Memproduksi produk baju dalam jumlah dan kualitas yang ditentukan, serta memastikan tersedianya stok yang cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan.
3	Tim Desain	Membuat desain baju yang menarik, sesuai dengan tren terkini dan permintaan pelanggan, serta memastikan kualitas dan detail desain terjaga saat diproduksi.
4	Tim Marketing	Mempromosikan produk secara online dan offline, melakukan riset pasar, dan mengembangkan program loyalitas pelanggan dengan menggunakan strategi pemasaran yang efektif.
5	Tim IT	Mengembangkan dan mengelola website dan sistem informasi perusahaan, termasuk manajemen data dan pengelolaan inventaris, serta memastikan keamanan dan keandalan sistem informasi perusahaan.
6	Tim Logistik	Mengatur proses pengiriman produk kepada pelanggan secara cepat dan efisien, memastikan kualitas produk terjaga selama proses pengiriman, serta mengelola proses retur produk.
7	Tim Fotografi	Menghasilkan foto produk yang menarik dan berkualitas untuk dipromosikan di website dan media sosial perusahaan.
8	Tim Branding	Membangun identitas merek yang kuat dan konsisten melalui pengembangan visual branding, pesan merek, dan strategi komunikasi merek.
9	Tim Administrasi	Mengelola administrasi perusahaan seperti keuangan, pembukuan, penggajian, serta mengatur kebutuhan kantor dan fasilitas lainnya.

Manajemen Resiko

Manajemen resiko dibutuhkan untuk mencegah adanya efek yang sangat merugikan dalam setiap permasalahan yang ada. Berikut adalah 3 masalah utama yang sering terjadi dalam penjualan online brand pakaian

1. Resiko keamanan data pelanggan

• Resikonya adalah data pelanggan bisa diakses oleh pihak yang tidak berwenang, seperti hacker atau karyawan yang tidak bertanggung jawab.
• Tingkatan resiko tinggi karena dapat berdampak pada kehilangan kepercayaan pelanggan dan pelanggaran privasi.
• Potensi/akibat yang dapat terjadi adalah kehilangan data pribadi pelanggan, pencurian identitas, dan pelanggaran privasi.
• Cara mengatasinya adalah dengan menggunakan protokol keamanan yang ketat, seperti enkripsi data dan penggunaan sertifikat SSL. Selain itu, perusahaan dapat melakukan audit keamanan secara rutin dan mengedukasi karyawan tentang praktik keamanan data yang baik.

2. Resiko keterlambatan pengiriman barang

• Resikonya adalah barang tidak sampai tepat waktu atau bahkan tidak sampai sama sekali kepada pelanggan.
• Tingkatan resiko sedang karena dapat menyebabkan kekecewaan pelanggan dan penurunan kepercayaan pada perusahaan.
• Potensi/akibat yang dapat terjadi adalah pelanggan akan mengalami ketidaknyamanan dan kemungkinan besar akan memilih untuk tidak berbelanja lagi di perusahaan.
• Cara mengatasinya adalah dengan menggunakan layanan pengiriman yang terpercaya dan memiliki reputasi baik, serta memperkirakan waktu pengiriman dengan benar. Selain itu, perusahaan dapat memberikan informasi pengiriman yang jelas kepada pelanggan dan memproses pengembalian barang dengan cepat dan efektif.

3. Resiko persaingan yang ketat

• Resikonya adalah pesaing dapat menawarkan produk yang lebih baik, harga yang lebih murah, dan strategi pemasaran yang lebih efektif.
• Tingkatan resiko tinggi karena dapat menyebabkan penurunan penjualan dan kerugian keuangan bagi perusahaan.
• Potensi/akibat yang dapat terjadi adalah perusahaan akan kehilangan pangsa pasar dan kepercayaan pelanggan.
• Cara mengatasinya adalah dengan menawarkan produk yang berkualitas dan harga yang bersaing, serta mengembangkan strategi pemasaran yang kreatif dan efektif. Perusahaan juga dapat melakukan riset pasar secara teratur untuk mengetahui tren dan kebutuhan pelanggan. Selain itu, perusahaan dapat membangun hubungan yang baik dengan pelanggan dan memberikan layanan yang unggul untuk mempertahankan pelanggan yang sudah ada.